Кассовая дисциплина

Юридические и налоговые консультации по соблюдению кассовой дисциплины в организации и у индивидуального предпринимателя

Порядок использования ККТ

Порядок и условия применения контрольно-кассовой техники регламентирован ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ, а также письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104 "Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" (далее – типовые правила), которое применяется в части, не противоречащей Закону № 54-ФЗ. При этом, согласно разъяснениям Минфина России и ФНС России типовые правила не подлежат обязательному применению организациями и ИП, перешедшими на новый порядок применения ККТ (письмо Минфина России от 16 сентября 2016 г. № 03-01-15/54413).

Так, в соответствии с п. 2.1 типовых правил, к работе на кассовой машине допускаются лица, освоившие правила по эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума и изучившие типовые правила. С лицами, допущенными к работе, заключается договор о материальной ответственности. Таким образом, до допуска кассира к работе с контрольно-кассовой техникой, он должен быть ознакомлен с правилами ее эксплуатации и с ним должен быть заключен договор о материальной ответственности.

На каждую контрольно-кассовую машину ведется журнал кассира-операциониста (КМ-4), который должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, директора, главного бухгалтера организации и ее печатью (постановление Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций"). Добавим, что журнал кассира-операциониста (кассовая книга) можно заверить в налоговой инспекции. Следует отметить, что при онлайн-кассе ведение кассовой книги обязательно.

Дело в том, что кассовая книга — это документ не для ККТ, а для учета любой денежной наличности в так называемой главной кассе организации. Обязанность по ведению книги закреплена в п. 4.6 Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У. А за нарушение этой обязанности предусмотрена ответственность по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ: штраф от 4 000 до 5 000 руб. на должностных лиц, от 40 000 до 50 000 руб. на организацию.

Следует обратить особое внимание на то, что все записи в журнале производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. При внесении в журнал исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора (заведующего) и главного бухгалтера.

До начала работы с кассовым аппаратом, кассиру руководителем выдаются ключи от ККТ и от денежного ящика (если таковые наличествуют), разменные монеты и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины. Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег используется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

При этом руководитель или дежурный администратор обязаны снять показания счетчиков ККТ и сверить их с показаниями, записанными в журнале кассира-операциониста за предыдущую смену.

Если показания совпадают, их следует занести в журнал за текущий день на начало работы и заверить подписями.

При необходимости, следует дать указание кассиру о мерах по предупреждению подделки чеков (шифровка чеков, определенный цвет используемой чековой ленты, предельная сумма чека и т. п.).

Убедившись в исправности машины, можно дать указание кассиру о начале работы.

Перед началом работы кассиру формируется отчет об открытии смены. Отметим, кассовый чек не может быть выдан позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены. А при корректировке расчетов, которые были произведены ранее, формируется кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции) после формирования отчета об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены (п. 2, п. 4 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

Кассир при начале работы обязан:

  • проверить наличие чековой ленты и при необходимости заправить новую;
  • включить машину и получением нулевого чека проверить ее работу;
  • напечатать два-три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой ленте и правильность установки даты и нумерации (нулевые чеки прикладываются в конце смены к кассовому отчету;
  • протереть кожух сухой тряпкой и установить со стороны покупателя (клиента) табличку со своей фамилией;
  • разместить необходимый для работы инвентарь.

Неприменение контрольно-кассовой техники в установленных законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники случаях, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной четвертой до одной второй размера суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 тыс. руб.; на юридических лиц – от трех четвертых до одного размера суммы расчета, осуществленного с использованием наличных денежных средств и электронных средств платежа без применения ККТ, но не менее 30 тыс. руб. (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).

Если размер суммы расчета, осуществленного без применения ККТ будет затруднительно определить, то определяться он будет в ходе контрольной закупки. Примером судебной практики по указанной категории дел выступает письмо ФНС России от 05.06.2013 N АС-4-2/10250 "О направлении арбитражной практики", цитата:

«Девятый Арбитражный Апелляционный Суд постановлением от 12.02.2013 N 09АП-41587/2012 поддержал позицию Арбитражного Суда г. Москвы о правомерности привлечения организации к административной ответственности за нарушение порядка применения контрольно-кассовой техники. Налоговым органом при проведении проверки было установлено, что в фискальной памяти контрольно-кассовой техники указанный чек не отражен. Сумма, указанная на кассовом чеке, в фискальной памяти контрольно-кассовой техники не учтена, то есть организация применяла контрольно-кассовую технику не в фискальном режиме.

Учитывая, что налоговый орган документально подтвердил наличие в действиях организации состава административного правонарушения, ответственность за которое установлена частью 2 статьи 14.5 КоАП РФ, суд первой инстанции правомерно отказал организации в удовлетворении заявленных требований.

Таким образом, применение контрольно-кассовой техники, которая не обеспечивает надлежащий учет денежных средств при осуществлении наличных расчетов, является основанием для привлечения к административной ответственности.

Невнесение в кассовую книгу записи о поступлении наличных денежных средств в день их поступления является неоприходованием в кассу этих денежных средств.»

В течение рабочего дня кассир-операционист или другое материально-ответственное лицо (контролер-кассир, официант, продавец, буфетчик, приемщик заказов и др.) обязаны:

  • обеспечить тщательный уход и бережное обращение с машиной, содержать ее в чистоте и порядке;
  • осуществлять операции ввода сумм в соответствии с руководством по эксплуатации на данный тип кассовых машин;
  • для одного покупателя (клиента) определить общую сумму покупки, услуги по показанию индикатора кассовой машины или с помощью счетных устройств и назвать ее покупателю (клиенту);
  • получить от покупателей (клиентов) деньги за товары или оказанные услуги согласно сумме, называемой покупателем (клиентом), обозначенной в прейскуранте на оказываемые услуги, ценнике на продаваемый товар, в предприятиях общественного питания обозначенной в меню или ценниках в следующем порядке:
  • четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя (клиента);
  • распечатать чек;
  • назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю (клиенту) вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно). 

Кассиру-операционисту запрещается:

  • снимать кассу без разрешения администрации;
  • не выдавать кассовый чек покупателям;
  • допускать посторонних лиц в помещение кассы к кассовой машине, кроме руководителя, бухгалтера, дежурного администратора и с их разрешения технического специалиста или контролирующее лицо для проверки кассы;
  • покидать кассовую кабину без уведомления администрации и не отключив кассовую машину, не закрыв на ключ кассовую кабину, кассовую машину. В случае необходимости покинуть кассовую кабину все ключи (от кабины, рабочий ключ от кассовой машины и денежного ящика) должны находиться у кассира;
  • самостоятельно вносить изменения в программу работы кассового терминала;
  • иметь в кассе личные деньги и деньги, не учтенные через кассовую машину (кроме разменных денег, выданных перед началом работы).

Кассир имеет право в течение смены по указанию руководителя изменять шифр, применять штампы и оттиски и получать распечатки по кассовой машине.

Ошибки и неисправности при работе с ККТ

В случае ошибки кассира-операциониста:

  • при вводе суммы и невозможности погашения чека в течение смены неиспользованный чек актируется в конце смены;
  • в выдаче сдачи покупателю (клиенту) при возникновении спора покупатель имеет право потребовать у администрации снятия кассы;
  • составить и оформить совместно с администрацией предприятия акт по форме КМ-3 о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, погасить их, наклеить на лист бумаги и вместе с актом сдать в бухгалтерию;
  • записать в "Книгу кассира-операциониста" суммы, выплаченные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, и количество напечатанных на день нулевых чеков.

Следует отметить, что кассир-операционист может выдавать деньги по возвращенным покупателями чекам только при наличии на чеке подписи руководителя и только по чеку, выданному в данной кассе.

ПРИМЕР:

При смене оператора фискальных данных или внесении изменений в сведения, введенные в ККТ при формировании отчета о регистрации или отчета об изменении параметров регистрации, пользователь посредством программного обеспечения ККТ должен сформировать отчет об изменении параметров регистрации. При этом все сформированные фискальные документы, по которым не были получены подтверждения оператора фискальных данных, передаются оператору фискальных данных (п. 5 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

Обязанности кассира при неисправной ККТ

При возникновении неисправностей, кассир обязан:

  • выключить кассовую машину;
  • вызвать с помощью установленной в кабине сигнализации представителя администрации;
  • совместно с представителем администрации определить характер неисправности;
  • в случае неясного печатания реквизитов на чеке, невыхода чека совместно с представителем администрации подписать чек (если чек не вышел, вместо него получить нулевой), указав на обороте правильную сумму (рубли прописью, копейки цифрами);
  • в случае невозможности дальнейшей работы из-за неисправности кассовой машины кассир совместно с представителем администрации оформляет окончание работы на данной кассовой машине так же, как при окончании смены, с отметкой в "Книге кассира-операциониста" на данную кассовую машину время и причину окончания работы.

Администрация при невозможности устранения неисправности силами кассира вызывает технического специалиста, сделав соответствующую запись в журнале вызова технического специалиста и регистрации выполненных работ.

Окончание работы с ККТ

При закрытии предприятия или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия предприятия, кассир должен:

  • посредством ККТ сформировать отчет о закрытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ);
  • подготовить денежную выручку и другие платежные документы;
  • составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной-двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).
  • Представитель администрации в присутствии кассира снимает показания счетчиков, получает распечатку. Представитель администрации подписывает распечатку, указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы.

Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в журнал кассира-операциониста.

По показаниям счетчиков на начало и на конец смены определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте (при ее наличии). Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины.

После снятия показаний счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста и скрепляется подписями кассира и представителя администрации.

Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала кассира-операциониста.

По результатам проверки администрация предприятия в случае недостачи денежных средств должна принять меры к взысканию ее с виновных лиц в установленном порядке, а при наличии излишков денежных средств оприходовать их по учету с отнесением на результаты хозяйственной деятельности.

Закончив оформление кассовых документов, кассир производит межремонтное обслуживание машины и готовит ее к следующему дню в соответствии с требованиями руководства по эксплуатации на данный тип кассовой техники.

После проведения технического обслуживания кассир:

  • закрывает кассовую машину чехлом, предварительно отключив от питающей сети;
  • сдает ключи от кассовой машины, кассовой кабины директору (заведующему) предприятия, дежурному администратору или старшему (главному) кассиру на хранение под расписку.

Использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально-ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.

Технические неполадки онлайн-кассы

Онлайн-касса может перестать работать, если произойдет сбой в сети Интернет, в таком случае фискальные данные в режиме отсутствия (перерыва) связи накапливаются в фискальном накопителе и передаются в ФНС после восстановления связи. Но для восстановления связи есть 72 часа (3 суток). Если в течение этого времени связь по каким-то причинам не восстановится, онлайн-касса перестанет работать.

Не переданные из-за проблем со связью оператору фискальных данных чеки будут накапливаться в очереди в фискальной памяти кассового аппарата (в фискальном накопителе). Как только связь восстановится, очередь будет передана из кассового аппарата в ОФД; предпринимателю необходимо предпринять разумные меры для восстановления связи (написать требование к провайдеру, заменить порванный кабель от кассы до интернет-розетки и т.п.). Если связь не восстановится и очередь превысит 30 дней, касса автоматически заблокируется. 

Ответы на вопросы

Вправе ли заимодавец расходовать на выдачу займа только наличные деньги, поступившие в кассу с его расчетного счет?

В соответствии с пунктом 4 Указания Банка России от 07.10.2013 №3073-У "Об осуществлении наличных расчетов" (далее - Указание) наличные расчёты в валюте Российской Федерации между участниками наличных расчётов (с соблюдением предельного размера наличных расчётов, установленного пунктом 6 Указания), между участниками наличных расчётов и физическими лицами по операциям по выдаче (возврату) займов (процентов по займам) осуществляются за счёт наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчётов с его банковского счёта.

Таким образом, выдача некредитными финансовыми организациями займов физическим лицам из касс за счёт текущих поступлений от возврата займов и уплаты процентов по займам является нарушением требований пунктов 2 и 4 Указания». Нарушение установленного порядка осуществления наличных расчётов образует состав административного правонарушения, предусмотренного ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Представляется, что требование пункта 4 Указания в части осуществления наличных расчетов по выдаче (возврату) займов (процентов по займам) за счет наличных денег, поступивших с расчетного счета заимодавца, не следует понимать буквально: по-видимому, применительно к заимодавцам подразумевается, что сумма выданных заемщикам наличных денег за любой период не должна превышать сумму денег, снятых (до выдачи) для этих целей с банковского счета заимодавца.