Типовые ошибки при обучении сотрудников по ПОД/ФТ

В начале статьи сразу хочу отметить, что статья посвящена некредитным финансовым организациям, которые поднадзорны Банку России. Это МКК, МФК, КПК, СКПК, ломбарды, страховые брокеры, страховые компании, УК, НПФ и профучастники РЦБ. Это статья для Вас и в ней я познакомлю Вас с основными нарушениями, которые допускают участники финансового рынка при обучении своих сотрудников по ПОД/ФТ.

В соответствии с Указанием Банка России №3471-У от 5 декабря 2014 г. "О требованиях к подготовке и обучению кадров в некредитных финансовых организациях" (далее – Указание №3471-У) за реализацию программы обучения по ПОД/ФТ, организацию и проведение в финансовой организации обучающих мероприятий отвечает ответственный сотрудник по ПОД/ФТ. 

При проверках Банка России выявляются самые разнообразные нарушения и недостатки в подготовке и обучении сотрудников финансовых организаций по тематике ПОД/ФТ. Основными являются следующие нарушения.

1. Неназначение сотрудника, ответственного за проведение обучения по ПОД/ФТ в финансовой организации, либо назначение в качестве ответственного сотрудника лица, которое не сможет надлежащим образом реализовать программу обучения из-за своей загруженности и специфики деятельности (главный бухгалтер) либо из-за недостатка полномочий и статуса независимости (менеджер по продажам). Особенно, это нарушение распространено в страховых организациях, управляющих компаниях и у профессиональных участников рынка ценных бумаг.

2. Недостатки в составлении перечня обучающихся по ПОД/ФТ. 

Например, невключение в перечень структурных подразделений, сотрудники которых обязательно должны проходить обучение по ПОД/ФТ. В перечень часто не включаются ответственный сотрудник по ПОД/ФТ, юридический отдел, служба безопасности или отдел экономической безопасности, главный бухгалтер, его заместители, что не соответствует требованиям Указания 3471-У. 

Другим популярным нарушением, является то, что финансовые организации «забывают» включить в перечень дополнительные списки сотрудников, предусмотренные Указанием 3471-У. Так, например, кредитные потребительские кооперативы и микрофинансовые организации обязаны дополнительно включать в перечень сотрудников, выполняющих функции по привлечению денежных средств от физических и юридических лиц.
Другой пример нарушения. Отсутствие либо несвоевременное внесение изменений в перечень структурных подразделений, подлежащих обучению по ПОД/ФТ, которые должны производиться в связи с изменениями в штатном расписании.

Мы рекомендуем обязательно включать в перечень обучающихся по ПОД/ФТ подразделение по управлению рисками или риск-менеджера, так как одна из задач управления рисками - предварительный анализ сделок и операций, текущий контроль и мониторинг правовых рисков и рисков финансовых потерь, в том числе и по ПОД/ФТ, а также подразделение информационных технологий, так как службы данного подразделения осуществляют функции шифрования и передачи информации по ПОД/ФТ в Росфинмониторинг.

3. Недостатки в составлении плана реализации программы обучения и его выполнении.

Отсутствие в плане реализации программы обучения отдельных форм обязательных инструктажей, что является несоблюдением требований Указания №3471-У.

Излишнее включение в план реализации программы обучения по ПОД/ФТ мероприятий, не относящихся к обучению, а также указание ответственными за обучение неуполномоченных на это лиц.

Непроведение либо несвоевременное проведение инструктажей или проведение их не для всех сотрудников, а также проверок знаний по ПОД/ФТ.

Проведение обучения без учета занимаемой должности, уровня квалификации и конкретной трудовой функции сотрудников некредитной финансовой организации. Так, например, в ломбарде целесообразно уделять внимание при обучении товароведов-оценщиков теме идентификации клиентов, представителей клиентов, выгодоприобретателей и бенефициарных владельцев. Это объясняется тем, что оценщики, работающие в ломбардах, первыми встречаются с заемщиками, заключают с ними договор займа. Поэтому они должны знать, как правильно, провести идентификацию заемщика.

Непроведение при выявлении недостаточной квалификации сотрудников в части ПОД/ФТ дополнительных инструктажей и соответственно проверок их знаний.

Осуществление мероприятий по обучению и проверке знаний сотрудников, в том числе и ответственного сотрудника по ПОД/ФТ, неуполномоченными лицами.

Нарушение периодичности обучения ответственного сотрудника по ПОД/ФТ (не проводилось либо проводилось не один раз в год), что является несоблюдением требования Указания №3471-У в части обучения ответственного сотрудника по ПОД/ФТ не реже одного раза в год.

Для целей соблюдения периодичности обучения целесообразно направлять на обучение ответственного сотрудника по ПОД/ФТ в учебно-методические центры, организующие обучение по данной теме, например, в Учебный центр компании Ю-Питер Консалтинг, аккредитованный в Международном учебном центре финансового мониторинга.

4. Недостатки в ведении документации по обучению и проверке знаний сотрудников.

Отсутствие в плане реализации программы обучения даты утверждения и подписи лица, утвердившего его, а также неуказание периода обучения, на который утверждается план, установленных сроков и отметок о выполнении запланированных мероприятий.

Несоответствие названий граф плана их содержанию.

Отсутствие в журнале проведения занятий по обучению в области ПОД/ФТ сведений об обучающихся лицах, а также о том, в какое подразделение сотрудник поступает (переводится) на работу, руководитель какого подразделения его обучает.

Отсутствие дат утверждения на разработанных финансовой организацией тестах по вопросам ПОД/ФТ, что не позволяет сделать вывод, насколько актуальными были эти тесты на момент тестирования сотрудников.

Отсутствие свидетельств обучения и тестирования сотрудников по ПОД/ФТ, а также документов, в которых фиксируются результаты проверки знаний сотрудников НФО по ПОД/ФТ.

5. Недостатки ведения личных листков обучения по ПОД/ФТ и проверке знаний сотрудников.

Отсутствие документа (его форму и содержание финансовая организация устанавливает самостоятельно), в котором фиксируются факты проведения с сотрудником инструктажа и ознакомления с нормативно-правовыми и иными актами РФ в области ПОД/ФТ. Данный факт должен подтверждаться его собственноручной подписью.

Незаполнение в разработанном документе таких самостоятельно установленных реквизитов, как должность сотрудника и подразделение, в котором он работает. Вместо имени и отчества сотрудника часто указываются только его инициалы.

Неуказание тем обучения, что не позволяет сделать вывод о необходимости и своевременности проведения инструктажа сотрудников НФО, а именно об ознакомлении с новыми нормативными документами и изменениями в действующих документах, а также с новыми редакциями внутренних документов финансовой организации по вопросам ПОД/ФТ.

6. Недостатки в формировании личных дел сотрудников в части ПОД/ФТ.

Отсутствие личных дел сотрудников или иного упорядоченного и систематизированного хранения документов, подтверждающих прохождение обучения по ПОД/ФТ.

В личных делах сотрудников финансовой организации отсутствуют документы, свидетельствующие о прохождении сотрудником организации обучения по ПОД/ФТ, включая документ, подтверждающий проведение вводного (первичного) инструктажа по ПОД/ФТ (нарушение пункта 4.6 Указания N 3471-У, согласно которому данные документы (аттестационные листы, свидетельства и т.д.) должны находиться в личном деле сотрудника в течение всего времени его работы в финансовой организации). По нашему мнению, в личное дело сотрудника должны как минимум включаться трудовой договор (контракты), приказы о приеме на работу, переводе в другие подразделения, документы о проведении обучения сотрудников в области ПОД/ФТ и другие документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников финансовой организации.

Для надлежащего оформления документов по обучению сотрудников некредитной финансовой организации наши специалисты разработали методическое пособие, которое включает в себя следующие шаблоны документы:

  1. Программа подготовки и обучения сотрудников в сфере ПОД/ФТ.
  2. Программа обучения сотрудников по ПОД/ФТ для проведения вводного (первичного) инструктажа.
  3. Свидетельство о прохождении сотрудником обучения по ПОД/ФТ.
  4. Аттестационный лист.
  5. Тесты для проверки знаний сотрудников по ПОД/ФТ (25 штук), в том числе ответы на тесты.
  6. Ежегодный план проверки знаний сотрудников по ПОД/ФТ.
  7. Ежегодный план реализации программы обучения сотрудников по ПОД/ФТ.
  8. Приказ об утверждении перечня сотрудников, которые должны проходить обязательную подготовку и обучение по ПОД/ФТ.

Все документы разработаны в соответствии с требованиями нормативных актов Банка России в сфере ПОД/ФТ, в том числе в соответствии с Указанием Банка России от 05.12.2014 №3471-У "О требованиях к подготовке и обучению кадров в некредитных финансовых организациях".

Подробнее о стоимости методического пособия Вы можете узнать по электронной почте info@law115.ru

Автор: Харисов Игорь Фанзилович, руководитель Центра финансового мониторинга компании Ю-Питер Консалтинг.

Комментарии

Комментариев пока нет