С 1 марта 2023 года вступил в силу приказ Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций №179 от 28.10.2022 «Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных».
В случае если обработка персональных данных осуществляется оператором без использования средств автоматизации, документом, подтверждающим уничтожение персональных данных субъектов персональных данных, является акт об уничтожении персональных данных.
В случае если обработка персональных данных осуществляется оператором с использованием средств автоматизации, документами, подтверждающими уничтожение персональных данных субъектов персональных данных, являются акт об уничтожении персональных данных и выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных.
В этом случае акт об уничтожении персональных данных должен содержать:
- наименование (юридического лица) или фамилию, имя, отчество (при наличии) (физического лица) и адрес оператора;
- наименование (юридического лица) или фамилию, имя, отчество (при наличии) (физического лица), адрес лица (лиц), осуществляющего (осуществляющих) обработку персональных данных субъекта (субъектов) персональных данных по поручению оператора (если обработка была поручена такому (таким) лицу (лицам);
- фамилию, имя, отчество (при наличии) субъекта (субъектов) или иную информацию, относящуюся к определенному (определенным) физическому (физическим) лицу (лицам), чьи персональные данные были уничтожены;
- фамилию, имя, отчество (при наличии), должность лиц (лица), уничтоживших персональные данные субъекта персональных данных, а также их (его) подпись;
- перечень категорий уничтоженных персональных данных субъекта (субъектов) персональных данных;
- наименование уничтоженного материального (материальных) носителя (носителей), содержащего (содержащих) персональные данные субъекта (субъектов) персональных данных, с указанием количества листов в отношении каждого материального носителя (в случае обработки персональных данных без использования средств автоматизации);
- наименование информационной (информационных) системы (систем) персональных данных, из которой (которых) были уничтожены персональные данные субъекта (субъектов) персональных данных (в случае обработки персональных данных с использованием средств автоматизации);
- способ уничтожения персональных данных;
- причину уничтожения персональных данных;
- дату уничтожения персональных данных субъекта (субъектов) персональных данных.
Акт об уничтожении персональных данных в электронной форме, подписанный в соответствии с законодательством Российской Федерации, признается электронным документом, равнозначным акту об уничтожении персональных данных на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью лиц уничтоживших персональные данные субъекта персональных данных.
Выгрузка из журнала должна содержать:
- фамилию, имя, отчество (при наличии) субъекта (субъектов) или иную информацию, относящуюся к определенному (определенным) физическому (физическим) лицу (лицам), чьи персональные данные были уничтожены;
- перечень категорий уничтоженных персональных данных субъекта (субъектов) персональных данных;
- наименование информационной системы персональных данных, из которой были уничтожены персональные данные субъекта (субъектов) персональных данных;
- причину уничтожения персональных данных;
- дату уничтожения персональных данных субъекта (субъектов) персональных данных.
В случае если выгрузка из журнала не позволяет указать вышеперечисленные сведения, недостающие сведения вносятся в акт об уничтожении персональных данных.
В случае если обработка персональных данных осуществляется оператором одновременно с использованием средств автоматизации и без использования средств автоматизации, документами, подтверждающими уничтожение персональных данных субъектов персональных данных, являются акт об уничтожении персональных данных и выгрузка из журнала, соответствующие вышеперечисленным требованиям.
Акт об уничтожении персональных данных и выгрузка из журнала подлежат хранению в течение 3 лет с момента уничтожения персональных данных.
Таким образом, при оформлении документа операторам нужно обратить внимание на то, как осуществляется обработка персональных данных (ПДн), а именно:
1. Если используются какие-либо средства автоматизации (компьютеры, ноутбуки, планшеты, мобильные и т.д.) или смешанная обработка, то документами, подтверждающими уничтожение персональных данных субъектов, являются:
- акт об уничтожении персональных данных;
- выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных.
2. Если в выгрузке из журнала невозможно указать какие-то сведения, их можно отразить в акте. В таком случае подтверждением будут оба способа, независимо от способа обработки ПДн.
3. Если средства автоматизации не используются, то подтверждением будет только акт об уничтожении персональных данных.