Хранение документов у страховщика

Организация системы хранения документов у страховщика - 11500 руб.

Хранение документов в страховой компании

В соответствии с частью 2.1 статьи 6 Закона РФ №4015-1 от 27.11.1992 "Об организации страхового дела в Российской Федерации" (далее – Закон №4015-1) страховщики должны создать условия для обеспечения сохранности документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых устанавливаются органом страхового надзора, то есть Банком России. Вместе с тем, следует отметить, что с 21 декабря 2016 года часть 2.1 статьи 6 рассматриваемого закона будет изложена в новой редакции: «Страховщики должны создать условия для обеспечения сохранности документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых устанавливаются органом страхового надзора, а также информации, содержащейся в информационных системах, ведение которых предусмотрено статьей 29.1 настоящего Закона».

Напомним, что статьей 29.1 Закона №4015-1 установлены правила обеспечения хранения информации о деятельности страховщика. Так, в целях хранения информации о страховых резервах, средствах страховых резервов, собственных средствах (капитале) и об их движении страховщик обязан отражать все осуществленные операции и иные сделки в базах данных информационных систем на электронных носителях, позволяющих обеспечить хранение содержащейся в них информации не менее чем пять лет с даты ее включения в базы данных, и обеспечивать возможность доступа органа страхового надзора к такой информации. Требования к порядку создания и ведения баз данных, хранения содержащейся в них информации, предоставления доступа к такой информации органу страхового надзора устанавливаются органом страхового надзора. Обеспечение хранения информации, содержащейся в базах данных, ведение которых предусмотрено настоящей статьей, осуществляется также путем создания их резервных копий.

До настоящего времени Банк России не опубликовал новые перечень и требования к хранению документов. В связи с этим, следует руководствоваться  Приказом  ФСФР России от №13-16/пз-н 06.03.2013 "Об утверждении Перечня документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требований к обеспечению сохранности таких документов". Рассматриваемым приказом установлен Перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики (раздел II Перечня).

Руководителем страховщика должны быть утверждены следующие документы:

  • приказ о мерах, обеспечивающих сохранность документов, о создании архива для хранения документов, о создании оптимальных условий хранения документов, обеспечивающих их сохранность и оперативность получения, о создании условий, обеспечивающих физико-химическую сохранность документов, об определении места и способа хранения документов, о создании условий, обеспечивающих возможность предоставления документов по запросу органов государственной власти;
  • инструкция по делопроизводству;
  • порядок ведения учета документов;
  • номенклатура дел;
  • порядок передачи в архив и выдачи дел из архива;
  • приказ об утверждении ответственных лиц за соблюдением порядка передачи в архив и выдачи дел из архива и обязанных проводить проверки наличия дел в соответствии с их номенклатурой,
  • положения (инструкции) о порядке учета, хранения, уничтожения и передачи бланков строгой отчетности.

С 1 сентября 2013 года Федеральным законом от 23.07.2013 №249-ФЗ установлена административная ответственность  за неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством. Так, ч. 3 ст. 13.25 КоАП РФ предусмотрена ответственность за неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц - от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.

Рассматриваемое правонарушение является длящимся, поскольку необеспечение сохранности документов выражается в длительном невыполнении страховщиком обязательных требований, предусмотренных нормативно-правовыми актами в области страхового законодательства.

В соответствии с частью 1 статьи 4.5 КоАП РФ постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев (по делу об административном правонарушении, рассматриваемому судьей по истечении трех месяцев) со дня совершения административного правонарушения, а за нарушение страхового законодательства - по истечении одного года со дня совершения административного правонарушения. При длящемся административном правонарушении сроки, предусмотренные частью 1 статьи 4.5 КоАП РФ, начинают исчисляться со дня обнаружения административного правонарушения. Согласно разъяснениям, содержащимся в пункте 19 постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 27.01.2003 N 2 "О некоторых вопросах, связанных с введением в действие Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях", при проверке соблюдения давностного срока в целях применения административной ответственности за длящееся правонарушение суду необходимо исходить из того, что днем обнаружения административного правонарушения считается день, когда должностное лицо, уполномоченное составлять протокол о данном административном правонарушении, выявило факт совершения этого правонарушения. Указанный день определяется исходя из характера конкретного правонарушения, а также обстоятельств его совершения и выявления. Поскольку установленное правонарушение является длящимся и срок давности привлечения к административной ответственности начинает исчисляться с момента его фактического обнаружения, годичный срок привлечения к административной ответственности на дату вынесения оспариваемого постановления не истек.