Ответ на письмо о представлении ПВК по ПОД/ФТ и других документов (информации)

В прошлом месяце к нам в компанию обратился заказчик с запросом о помощи в подготовке ответа и внутренних документов по требованию Банка России.

Ситуация следующая. В ломбард поступило требование из отдела финансового мониторинга и валютного контроля Областного отделения Главного управления Центрального банка Российской Федерации по Центральному федеральному округу о представлении ПВК по ПОД/ФТ и других документов и информации. По списку ломбард обязан представить следующие документы и информацию:

1. Действующую на дату представления актуальную редакцию правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, финансированию терроризма, и финансированию распространения оружия массового уничтожения (ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ) в формате «.doc», а также в виде сканированной копии документа первый и последний листы;

1. приказ об утверждении действующей редакции ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ;
2. приказ о назначении ответственного сотрудника за организацию работы по ПОД/ФТ/ФРОМУ в ломбарде;
3. приказ о назначении ответственного сотрудника за реализацию ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ в ломбарде.

1 часть запроса Банка России

Кроме того, ломбард обязан представить следующую информацию:

1. о наличии или отсутствии обособленных структурных подразделений (филиалов, представительств, дирекций, рабочих мест и прочих) с указанием
2. их местонахождения;
3. о наличии коллегиального исполнительного органа;
4. о наличии (отсутствии) структурного подразделения, в компетенцию которого входят вопросы ПОД/ФТ;
5. об использовании/неиспользовании технологии дистанционного обслуживания клиентов;
6. об использовании специальных электронных технологий, специального программного обеспечения (программных средств, продуктов) для осуществления внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ;
7. о совмещении ответственным сотрудником своей деятельности с работой по совместительству, связанной с выполнением функций ответственного сотрудника в иных некредитных финансовых организациях.

2 часть запроса Банка России

По первому пункту нашими экспертами была подготовлена актуальная редакция правил внутреннего контроля по требованиям Положения Банка России от 15 декабря 2014 г. №445-П «О требованиях к правилам внутреннего контроля некредитных финансовых организаций в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» и соответствующие приказы.

2. Информацию и документы по направленным ломбардом в Федеральную службу по финансовому мониторингу (уполномоченный орган) формализованным электронным сообщениям (ФЭС) в соответствии с Указанием Банка России №4937-У1 за период с 01.10.2022 по 31.03.2023 (по форме приложения к запросу в формате Microsoft Office Word):

1. об операциях с денежными средствами или иным имуществом, совершенных клиентами ломбарда, подлежащих обязательному контролю, в соответствии со статьей 6 и пунктом 1 статьи 7.5 Федерального закона № 115-ФЗ2 (при наличии);
2. об операциях с денежными средствами или иным имуществом выявленных в соответствии с пунктом 3 статьи 7 Федерального закона №115-ФЗ (по коду операции 60013) (при наличии);
3. о результатах проверок наличия среди своих клиентов лиц, в отношении которых применены либо должны применяться меры по замораживанию (блокированию) денежных средств или иного имущества (проверка), проводимых в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 7 и пунктом 3 статьи 7.5 Федерального закона № 115-ФЗ.

Информация об осуществлении проверок наличия среди своих клиентов лиц, в отношении которых применены либо должны применяться меры по замораживанию (блокированию) денежных средств или иного имущества, а также проводимых в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 7 и пунктом 3 статьи 7.5 Федерального закона № 115 ФЗ, и информировании уполномоченного органа о результатах таких проверок за период с 01.10.2022 по 31.03.2023, должна включать в себя следующие сведения:

1. Дата окончания проведения предыдущей проверки.
2. Дата окончания проведения текущей проверки.
3. Дата направления ФЭС.
4. Номер записи в ФЭС.
5. Дата предоставления сведений с типом записи 1.
6. Наименование квитанции о принятии/ непринятии ФЭС.

Информация о ФЭС, направленных в Росфинмониторинг по операциям, подлежащим обязательному контролю в соответствии со статьей 6 и пунктом 3 стати 7 Федерального закона № 115-ФЗ (при наличии) за период с 01.10.2022 по 31.03.2023, должна включать в себя следующие сведения:

1. Номер записи в ФЭС («НомерЗаписи»), дата формирования ФЭС («ДатаСообщения»).
2. Наименование / ФИО клиента, ИНН, вид участника операции (лицо, совершающее операцию/получатель).
3. Код вида операции «КодОперации».
4. Дата совершения операции (сделки) «ДатаОперации».
5. Дата выявления операции (сделки) «ДатаВыявления».
6. Дата представления сведений в Росфинмониторинг (тег <DATE_REZ> файла квитанции о принятии (непринятии) ФЭС).
7. Дата квитанции.

В рамках проверки указанных вопросов ломбарду необходимо представить:

1. копии ФЭС;
2. копии файлов УКЭП;
3. копии квитанций, содержащих подтверждение принятия уполномоченным органом ФЭС;
4. копии внутренних документов ломбарда, содержащих информацию о проведении Проверок, сведения о которых были направлены в составе указанных ФЭС (акты проверок, справки и др.);
5. копии внутренних сообщений об операциях;
6. копии первичных документов, содержащих сведения об операциях, информация о которых была направлена в данных ФЭС (включая платежные документы, договора и/или другие подтверждающие документы по операциям, на основании которых сведения были направлены в уполномоченный орган);
7. копии документов подтверждающих, что на дату совершения операции (сделки) хотя бы одна из сторон по операции являлась клиентом ломбардом (например, анкеты (досье) клиента, актуальные на дату совершения операции (сделки), и на дату направления сведений в уполномоченный орган).

В случае если ломбардом направлялись ФЭС для исправления или удаления сведений, ранее направленных в составе ФЭС, то в этом случае необходимо представить, как ФЭС с типом записи, так и ФЭС с типом записи или и квитанции, содержащие подтверждение принятия уполномоченным органом данных ФЭС, а также письменные объяснения о причинах исправления или удаления ранее представленных сведений. Копии ФЭС, копии файлов УКЭП и квитанции должны быть представлены в форматах, в которых они были направлены/получены из уполномоченного органа (формат xml). В случае, если ФЭС в уполномоченный орган направлялась, но в наличии у ломбарда ФЭС, файла УКЭП или квитанции нет, необходимо представить пояснения причин их отсутствия.

По второму пункту наши эксперты провели тщательный анализ направленных ломбардом формализованных электронных сообщений за проверяемый период. В том числе оказали правовую помощь в восстановлении отсутствующих ФЭС и корректировке данных в ранее направленных ФЭС, заполнили таблицы в приложении к письму о представлении ПВК по ПОД/ФТ и других документов (информации).

3. Документы, подтверждающие принадлежность ломбарда к одному из видов некредитных финансовых организаций, приведенных в приложении 1 к Положению Банка России №445-П, соответствующих критериям отнесения к малым предприятиям или микропредприятиям исходя из среднесписочной численности работников и полученного от осуществления предпринимательской деятельности дохода, определяемых в соответствии с Федеральным законом №209-ФЗ6.

По третьему пункту наши эксперты провели проверку соответствия ломбарда микропредприятию и подготовили необходимые документы о принадлежности ломбарда к микропредприятию.

После представления всех внутренних документов ломбарда и информации о работе ответственного сотрудника за реализацию ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ инспектор Банка России сообщил об успешном прохождении документарной проверки. 

Автор: Харисов Игорь Фанзилович, телефон +7(952) 045-74-83 (WhatsApp, Telegram), telegram-канал, почта info@law115.ru